Wer in einem Unternehmen in der IT- oder Finanzabteilung Verantwortung trägt, kennt die enormen Herausforderungen, die der Umstieg auf eine neue Software mit sich bringt. Bereits in 2019 hat sich der Stadtrat mit einem Grundsatzbeschluss und einem Umsetzungsbeschluss entschieden, im Rahmen des Projekts „digital4finance“ das 20 Jahre alte SAP-System der Stadt durch die aktuelle SAP S4/HANA Software zu ersetzen. Bei über 6000 städtischen SAP-Anwendern ist offensichtlich, welche Bedeutung dieses Projekt für die Münchner Stadtverwaltung hat.
Im Finanzausschuss am vergangenen Dienstag war es daher eine gute Nachricht, dass der Softwareumstieg bislang im Zeitplan liegt. Mit knapp 154 Mio EUR wird es vielleicht noch ein paar Millionen günstiger als zunächst geplant. Dabei kann München leider nicht auf die Erfahrungen anderer Städte zurückgreifen. Im Umsetzungsbeschluss heißt es dazu:
„….im Rahmen des Städtetages [wurde] bei den Großstadtkämmerern der aktuelle Stand der eigenen Planungen für S/4HANA abgefragt. Derzeit existieren jedoch noch keine Vergleichsprojekte, die bereits eine belastbare Kostendarstellung zur Verfügung stellen könnten. „
München ist somit für die neue Software eine Art Referenzkunde. Wenn der Umstieg hier scheitert, so der Kämmerer, scheitert damit auch SAP S4/HANA, jedenfalls im öffentlichen Sektor.
Wo steht nun die Einführung des neuen Systems ? Wie bei jedem Umzug ist ein erster Schritt das Entrümpeln. Ineffiziente Prozesse in der Verwaltung werden nicht dadurch besser, dass man sie mit einer neuen Software abbildet. Mit ca. 150 sogenannten „Fit-2-Standard“ Workshops wird gegenwärtig untersucht, inwieweit Vorgänge in der Münchner Stadtverwaltung durch Standardprozesse der neuen Software abgebildet werden können.
Soweit das nicht der Fall ist, wird entschieden, ob der Verwaltungsvorgang vereinfacht werden kann oder ob tatsächlich individuelle Anpassungen der Software benötigt werden:
Und was hat der Münchner Bürger davon ? Zunächst einmal die Hoffnung auf eine effizientere Verwaltung. Beispielsweise gelingt es dann vielleicht, fällige Beiträge ohne große Zeitverzögerung in Rechnung zu stellen und nicht erst Jahre später wie früher für den Unterricht der städtischen Musikschule.
Darüber hinaus soll das neue System auch modernere Formen der Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen ermöglichen. Im aktuellen Sachstandsbericht wird als Beispiel („Show Case“) die Anmeldung eines neuen Hundes bei der Stadtverwaltung gezeigt, ein Vorgang, der bei über 36.000 Hunden in München eine gewisse Bedeutung hat. Bislang funktioniert die Online-Anmeldung so:
Ohne auf die Details einzugehen erkennt man, dass der Anmelder bislang jede Menge Tastatureingaben in Onlineformulare vornehmen muss und in der Verwaltung noch Papierakten dazu geführt werden.
In Zukunft soll ein mit künstlicher Intelligenz versehener Computer den Anmelder in einer Art Gespräch( Fachbegriff „Chatbot“) mit einer entsprechenden App durch den Anmeldevorgang führen:
Zweifelsohne eine intelligente Lösung, insbesondere wenn die erzeugten Daten in Zukunft auch innerhalb der Verwaltung nur noch digital bearbeitet werden. Man fragt sich allerdings, ob ein erheblicher Teil der Hundehalter wirklich mit solch einer App umgehen kann und will oder nicht weiterhin einen persönlichen Ansprechpartner in der Stadtverwaltung bevorzugt.
Insgesamt bleibt zu hoffen, dass der Umstieg auf die neue Software weiterhin ohne Zeitverzug und Kostensteigerung funktioniert und das neue SAP-System wie geplant ab 2023 stufenweise in Betrieb gehen kann.